訃報から合同葬が行われるまで(後篇)

前回に続き、合同葬の具体的な準備について
順を追ってご紹介します。


③(②会社と遺族とのうち合わせの翌日、④⑤と並行して)社内外への通知を行います


社内への訃報は、個人葬の訃報に含まれる項目
葬儀の日時・場所・喪主・喪主の続柄)のほか、
故人についての項目、葬儀委員長や実行委員長の氏名、会社の連絡先などが入ります。

これは社外からの問い合わせに対応するためです。
対応の仕方も指示できるとなおよいでしょう。
葬儀社によってはひな形を取りそろえています(うちもあります!)。

社外への通知は、リストによる連絡と、場合によっては新聞記事や広告で行います。
リストの場合は、「取引関係」「遺族親族関係」「関連諸団体」「交友関係」など
関係ごとに取り扱い、FAXや電話などで連絡を行います。
必要に応じて、会場への略図を後送します。

新聞の訃報記事は各社の判断で行われるため、必ずしも掲載されない場合もあります。
どうしても新聞での広報が必要な場合は広告も準備されると確実です。
費用は4大紙の東京版8cm×2段で100~200万円が目安です。
こちらも葬儀社に手配をお願いするとよいでしょう。

④(③・⑤と並行して)葬儀の詳細・式次第を決めます

主に葬儀実行委員長が葬儀社と打ち合わせを行い、
遺族側に了解を得る形で進めていきます。
項目は個人葬に準じます。

⑤各係の責任者を決定します

葬儀実行委員長から社員に指名する形で行いますが、
主に必要なのは以下の通りです。
この係責任者から、適宜必要なお手伝いの依頼もしてもらいます。

・受付係:香典の受け取り、参列者の記録管理
・会計係:香典の記録保管、諸経費の出納、小口現金の管理、葬儀費用すべての会計業務
・駐車係:駐車場の確保と管理
・配車係:ドアの開閉及び車両呼び出し、整理券配布など
・供花係:供花・供物の受付や発注及び支払い、名札の配列確認など
・携帯品係:手荷物・携帯品の預かりと管理
・案内係:式場内での誘導、式場外の案内(立て札等による誘導)
・来賓係:来賓・客品の案内・誘導、控室の管理と接待全般

式を執り行わせていただいた多くの経験からですが、
実質社員総出になるところが多いので、
準備期間中から当日・翌日くらいまでは通常業務の調整も必要かと思います。